O PGDAS-D, ou Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório, funciona como o sistema oficial da Receita Federal para que empresas do Simples Nacional calculem seus impostos mensais. Por meio dessa ferramenta online, os contribuintes apuram e emitem o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que unifica os tributos em uma guia única de pagamento.

O Governo Federal desenvolveu esse sistema para simplificar o recolhimento de impostos de micro e pequenas empresas. Além de calcular os valores devidos e gerar o boleto mensal, o programa consolida as informações econômicas do negócio e serve como o principal canal de comunicação com a Receita Federal, estados e municípios.

Com a chegada de 2026, a legislação apresenta mudanças rigorosas. Entender o funcionamento e os novos prazos do programa é vital para garantir a saúde financeira e a sobrevivência das empresas.

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O que é o PGDAS?

O PGDAS-D é a aplicação oficial onde as empresas optantes pelo Simples Nacional declaram suas receitas e calculam os tributos devidos. Mais do que um simples gerador de guias, o sistema atua como uma confissão de dívida. Isso significa que, ao transmitir as informações, o contribuinte formaliza perante o Fisco o valor que deve recolher.

Na prática, o programa consolida em um único cálculo oito impostos diferentes (como IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, Cofins, IPI, ICMS, ISS e CPP). De forma que o sistema gera o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). É com essa guia em mãos que a empresa mantém sua regularidade fiscal, centralizando o pagamento de tributos federais, estaduais e municipais de forma unificada.

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O que muda no PGDAS 2026?

O ano de 2026 marca o fim da tolerância do Fisco com atrasos. Regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025 e pela Resolução CGSN nº 183/2025, a principal mudança no PGDAS-D está no rigor das penalidades.

Isso porque o ano de 2026 não é apenas mais um ciclo de apuração; ele inaugura o período de testes da Reforma Tributária. Embora as empresas do Simples Nacional mantenham o recolhimento unificado, a forma como o Fisco monitora esses dados mudou drasticamente.

Confira os pontos centrais de atenção para este ano:

1. Início do IVA Dual (Fase de Testes)

A partir de 1º de janeiro de 2026, entraram em vigor a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços). Para as empresas do Simples Nacional, o impacto imediato é informativo: os novos impostos começam a aparecer com alíquotas de teste (0,9% para CBS e 0,1% para IBS) para fins de adaptação do sistema, e então, dessa forma, o preenchimento correto do PGDAS torna-se a base para que o governo calibre o novo modelo.

2. Tolerância Zero com a Multa por Atraso (MAED)

A Receita Federal endureceu as regras para quem perde o prazo. Antes, havia uma margem de tolerância no início da contagem da penalidade. Agora, a Multa por Atraso na Entrega da Declaração (MAED) incide automaticamente a partir do primeiro dia útil após o vencimento. O valor parte de 2% ao mês sobre o montante dos tributos declarados, com uma multa mínima de R$ 50,00 por período de referência.

3. Cruzamento Automático de Dados

A Resolução CGSN 183/2025 oficializou a integração tecnológica entre União, Estados e Municípios. Na prática, isso significa que o PGDAS agora conversa em tempo real com as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas e recebidas. Qualquer divergência entre o que foi faturado e o que foi declarado no programa gera um alerta imediato de inconsistência, aumentando o risco de autuações.

4. Fiscalização de Grupos Econômicos

O Fisco aprimorou o uso de algoritmos para identificar empresas interligadas que, somadas, ultrapassam o teto de R$ 4,8 milhões. Dessa forma, o preenchimento do PGDAS exige atenção redobrada à estrutura societária, pois a Receita Federal passou a consolidar o faturamento global de CNPJs com sócios em comum de forma automática.

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Quais empresas devem usar o PGDAS-D?

A obrigatoriedade do PGDAS-D abrange todas as empresas que optaram pelo regime do Simples Nacional, independentemente do volume de faturamento no mês.

Para facilitar o entendimento, dividimos os grupos obrigados em três categorias principais:

• Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP): Todas as PJs que faturam até R$ 4,8 milhões por ano e estão devidamente enquadradas no regime devem realizar a apuração mensal.
• Empresas Inativas ou sem faturamento: Esse é um ponto de atenção. Mesmo que a empresa não tenha realizado vendas ou prestado serviços em determinado mês, ela deve transmitir a declaração zerada. A ausência dessa entrega gera pendências fiscais e impede a emissão de certidões negativas.
• Empresas com filiais: O PGDAS-D consolida as informações de toda a organização. Dessa forma, a matriz deve declarar a receita bruta global, somando os valores de todos os seus estabelecimentos (filiais).

Quem está dispensado?

O Microempreendedor Individual (MEI) não utiliza o PGDAS-D para suas apurações mensais. O MEI possui um sistema próprio de arrecadação (PGMEI) e realiza apenas uma declaração anual específica, a DASN-SIMEI.

Dica Qive: Se a sua empresa cresceu e deixou de ser MEI para se tornar uma ME, o uso do PGDAS-D passa a ser obrigatório imediatamente a partir da data do novo enquadramento.

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Como emitir guias pelo PGDAS?

A emissão da guia DAS ocorre diretamente no Portal do Simples Nacional ou pelo e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte). Para garantir a precisão dos dados e evitar erros no cálculo, siga este roteiro:

1. Entre no portal e-CAC utilizando seu certificado digital ou conta Gov.br (prata ou ouro).
2. Navegue até a seção "Simples Nacional" e selecione "PGDAS-D e DEFIS".
3. Inicie a apuração: Informe o CNPJ da empresa e o período de apuração (mês e ano de referência).
4. Declare as receitas: Insira o valor do faturamento bruto do período. O sistema calculará automaticamente a alíquota com base na sua faixa de faturamento e anexo do Simples Nacional.
5. Transmita a declaração: Valide os dados e confirme o envio. Somente após a transmissão o sistema libera a geração da guia.
6. Gere o DAS: Clique em "Gerar DAS" para emitir o documento de arrecadação.

Dessa forma, a empresa conclui o processo e obtém o boleto unificado para pagamento. Lembre-se: o vencimento ocorre, via de regra, até o dia 20 do mês subsequente ao período de apuração.

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Como consultar o PGDAS-D?

Consultar as declarações já transmitidas é fundamental para o controle do fluxo de caixa e para a conferência de dados em auditorias internas. O processo acontece no mesmo ambiente de emissão, seguindo este fluxo:

1. Acesse o e-CAC ou o Portal do Simples Nacional: Utilize seu certificado digital ou conta Gov.br para entrar no sistema.
2. Selecione o menu de consultas: Dentro da aba "Simples Nacional", clique em "PGDAS-D e DEFIS".
3. Escolha a opção "Consultar Declarações": O sistema permite filtrar as buscas por ano-calendário ou por um período de apuração específico.
4. Visualize ou baixe os documentos: Após localizar a declaração, você pode visualizar o extrato completo, imprimir o recibo de entrega ou gerar a segunda via do DAS, caso o tributo ainda esteja dentro do prazo de vencimento.

Fazendo dessa forma a empresa mantém um histórico organizado, o que facilita o cruzamento de informações e evita surpresas com a malha fina fiscal.

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Quais as multas relacionadas ao PGDAS e à DEFIS em 2026?

O atraso na entrega mensal gera a MAED (Multa por Atraso na Entrega da Declaração). Cujas, as penalidades são:

• Início imediato: A multa incide a partir do primeiro dia útil após o vencimento (geralmente o dia 21 de cada mês).
• Valor por atraso: 2% ao mês-calendário ou fração sobre o montante dos tributos informados (mesmo que já tenham sido pagos).
• Teto e Piso: A multa é limitada a 20% do valor total dos tributos e possui um valor mínimo de R$ 50,00.
• Erros de informação: Além do atraso, a Receita Federal aplica uma multa de R$ 100,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.

Multas na DEFIS (Anual)

A DEFIS, que deve ser entregue até o dia 31 de março, passou a ter um rigor punitivo semelhante às obrigações acessórias de lucro presumido e real:

• Multa por atraso: 2% ao mês ou fração sobre o total dos impostos apurados no ano-calendário correspondente.
• Multa mínima: Diferente do PGDAS mensal, o valor mínimo da multa para a DEFIS é de R$ 200,00.
• Incorreções: Aplica-se a mesma regra de R$ 100,00 para cada bloco de 10 dados errados ou não enviados.

É possível reduzir o valor?

Sim. Caso a empresa perceba o erro e apresente a declaração espontaneamente (antes de qualquer intimação do Fisco), o valor da multa cai em 50%. Se a entrega ocorrer dentro do prazo fixado em uma intimação, a redução é de 25%.

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Quais os prazos de uso do PGDAS-D?

Manter o calendário fiscal em dia é a única forma de evitar as multas automáticas que entraram em vigor este ano. Anote as datas essenciais para a sua operação:

1. PGDAS-D (Mensal)

A apuração e a transmissão da declaração mensal devem ocorrer até o dia 20 do mês subsequente ao período de apuração.

• Exemplo: A receita faturada em fevereiro de 2026 deve ser declarada e o imposto pago até o dia 20 de março de 2026.

Atenção: Se o dia 20 cair em um final de semana ou feriado, o prazo de vencimento do imposto (DAS) e da entrega da declaração é prorrogado para o próximo dia útil. Contudo, se a declaração for entregue a partir do dia seguinte a esse prazo prorrogado, a multa já será aplicada.

2. DEFIS (Anual)

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) referente ao ano-calendário de 2025 deve ser entregue até o dia 31 de março de 2026.

• Importante: O sistema só libera a transmissão da DEFIS após a entrega de todos os PGDAS-D mensais do ano anterior. Dessa forma, qualquer pendência mensal impede o envio da declaração anual.

3. Situações Especiais (Extinção ou Fusão)

Nos casos de baixa da empresa, fusão, cisão ou incorporação, o prazo para a entrega do PGDAS-D e da DEFIS de situação especial segue regras específicas:

• Evento no 1º quadrimestre: Entrega até o último dia de junho.
• Evento nos demais meses: Entrega até o último dia do mês subsequente ao evento.

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Como declarar PGDAS-D no eCac?

O e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) é o canal mais seguro para transmitir suas informações fiscais. Para realizar a declaração sem erros, siga estas etapas:

1. Acesse o portal: Entre no site da Receita Federal e acesse o e-CAC utilizando seu certificado digital (e-CNPJ) ou sua conta Gov.br (níveis Prata ou Ouro).
2. Localize o serviço: No menu principal, navegue até a aba "Simples Nacional" e selecione a opção "PGDAS-D e DEFIS".
3. Inicie a apuração: Informe o período (mês e ano) que deseja declarar. O sistema abrirá o formulário eletrônico de apuração.
4. Preencha as receitas: Insira os valores faturados no período, segregando as receitas por atividade (comércio, indústria ou serviços).
5. Verifique as alíquotas: O sistema calcula automaticamente os impostos com base nos anexos do Simples Nacional. Revise se os valores estão de acordo com a sua realidade contábil.
6. Transmita o documento: Após validar as informações, clique em "Transmitir". Somente após esse passo a obrigação é considerada entregue.
7. Emita o recibo e a guia: Salve o recibo de entrega e gere o DAS para pagamento.

Dessa forma, a empresa cumpre a obrigação acessória de forma rápida. Lembre-se de que a transmissão deve ocorrer mensalmente, mesmo que a empresa não tenha faturado nada no período.

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Tenha mais precisão contábil no seu negócio com a Qive

Utilizar o PGDAS-D corretamente garante que sua empresa cumpra as exigências do Fisco, evite as multas automáticas de 2026 e preserve o fluxo de caixa. No entanto, com o avanço tecnológico da Receita Federal e o cruzamento de dados em tempo real, realizar esse processo manualmente tornou-se um risco desnecessário.

Para manter uma gestão fiscal eficiente e livre de falhas, conte com a Qive. Nossa plataforma importa automaticamente todos os seus documentos fiscais eletrônicos direto da fonte (SEFAZ e prefeituras), o que facilita o cruzamento de informações para um preenchimento impecável do PGDAS-D.

A Qive oferece recursos avançados de:

• Conferência e Validação: Identifique divergências antes mesmo de transmitir a declaração.
• Conciliação Inteligente: Garanta que o faturamento declarado seja idêntico ao total de notas emitidas.
• Segurança de Dados: Elimine o retrabalho e mitigue os riscos de autuação fiscal.

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